Como mantener a los invitados no invitados fuera de su evento Zoom

Nos encanta que tanta gente encuentre que Zoom es una manera fácil de mantenerse conectado en este momento de distanciamiento social, cierre de escuelas y rutinas de trabajo desde el hogar. Todas estas horas felices virtuales, descansos para tomar café, pasar la tarde, prácticas de baile, sesiones de yoga y muchos otros eventos sobre Zoom: ¡su creatividad y resistencia en estos tiempos difíciles son inspiradores!

¡Lo que es más impresionante es que muchos de nosotros estamos aprendiendo a organizar estos eventos sobre la marcha! A medida que más personas usan la plataforma y organizan sus eventos virtuales con Zoom, queríamos ofrecer consejos para garantizar que todos los que se unan a un evento lo hagan con buenas intenciones. Como la mayoría de los otros foros públicos, es posible que una persona (que puede o no ser invitada) interrumpa un evento que pretende unir a las personas.

Entonces, un par de recordatorios sobre el uso de Zoom para organizar eventos públicos:

  • Cuando comparte el enlace de su reunión en las redes sociales u otros foros públicos, eso hace que su evento … sea extremadamente público. CUALQUIERA con el enlace puede unirse a su reunión.
  • Evite usar su ID de reunión personal (PMI) para organizar eventos públicos. Su PMI es básicamente una reunión continua y no desea que randos bloquee su espacio virtual personal después de que termine la fiesta. Obtenga información sobre las ID de reuniones y cómo generar una ID de reunión aleatoria (en la marca 0:27) en este video tutorial.
  • Familiarícese con la configuración y las funciones de Zoom para comprender cómo proteger su espacio virtual cuando lo necesite. Por ejemplo, la sala de espera es una característica increíblemente útil para que los anfitriones controlen quién va y viene. (Más sobre eso a continuación).

Siga leyendo para obtener una lista de las funciones de Zoom que pueden ayudarlo a compartir de manera segura su hora de cóctel virtual Zoom o descanso de baile sin interrupciones no deseadas. Ok, Zoomer? ¡Vamos a hacerlo!

Administrar pantalla compartida

La primera regla de Zoom Club: no renuncies al control de tu pantalla.

No desea que personas aleatorias en su evento público tomen el control de la pantalla y compartan contenido no deseado con el grupo. Puede restringir esto, antes de la reunión y durante la reunión en la barra de control del anfitrión, para que sea el único que pueda compartir la pantalla.

Para evitar que los participantes compartan la pantalla durante una llamada, usando los controles del host en la parte inferior, haga clic en la flecha junto a Compartir pantalla y luego en Opciones avanzadas de uso compartido.

En «¿Quién puede compartir?» elija «Solo host» y cierre la ventana. También puede bloquear el Compartir pantalla de forma predeterminada para todas sus reuniones en la configuración web.

Administra a tus participantes

Algunas de las otras excelentes funciones para ayudar a asegurar su evento Zoom y organizar con confianza:

Permitir que solo los usuarios que inicien sesión se unan: si alguien intenta unirse a su evento y no ha iniciado sesión en Zoom con el correo electrónico por el que fueron invitados, recibirá este mensaje:

Esto es útil si desea controlar su lista de invitados e invitar solo a los que desea en su evento, por ejemplo, otros estudiantes de su escuela o colegas.

Bloquee la reunión: siempre es inteligente cerrar la puerta, incluso cuando está dentro de la casa. Cuando bloquea una reunión de Zoom que ya ha comenzado, no se pueden unir nuevos participantes, incluso si tienen el ID y la contraseña de la reunión (si la ha solicitado). En la reunión, haga clic en Participantes en la parte inferior de la ventana Zoom. En la ventana emergente Participantes, haga clic en el botón que dice Bloquear reunión.

Configure su propia autenticación de dos factores: ¡no tiene que compartir el enlace real de la reunión! Genere una ID de reunión aleatoria cuando programe su evento y requiera una contraseña para unirse. Luego puede compartir esa ID de reunión en Twitter pero solo enviar la contraseña para unirse a través de DM.

Eliminar participantes no deseados o perjudiciales: desde ese menú de Participantes, puede pasar el mouse sobre el nombre de un participante y aparecerán varias opciones, incluida Eliminar. Haga clic en eso para echar a alguien de la reunión.

Permitir que los participantes eliminados vuelvan a unirse: cuando eliminas a alguien, no pueden volver a unirse a la reunión. Pero puede alternar su configuración para permitir que los participantes eliminados se reúnan, en caso de que inicie a la persona incorrecta.

Ponerlos en espera: puede poner a todos los demás en espera, y las conexiones de audio y video de los asistentes se desactivarán momentáneamente. Haga clic en la miniatura del video de alguien y seleccione Iniciar asistente en espera para activar esta función. Haga clic en Despegar en la lista de participantes cuando esté listo para recuperarlos.

Deshabilitar video: los anfitriones pueden desactivar el video de alguien. Esto permitirá a los anfitriones bloquear gestos no deseados, distractores o inapropiados en el video o por ese tiempo el bolsillo interior de su amigo es la estrella del espectáculo.

Silenciar participantes: los anfitriones pueden silenciar / activar silencio a participantes individuales o a todos a la vez. Los anfitriones pueden bloquear el ruido no deseado, distractor o inapropiado de otros participantes. También puede habilitar Silenciar al entrar en su configuración para mantener a raya el clamor en reuniones grandes.

Desactivar la transferencia de archivos: la transferencia de archivos en la reunión permite a las personas compartir archivos a través del chat de la reunión. Desactiva esta opción para evitar que el chat sea bombardeado con fotos, GIF, memes y otro contenido no solicitado.

Desactivar la anotación: usted y sus asistentes pueden garabatear y marcar contenido juntos mediante anotaciones durante el uso compartido de la pantalla. Puede deshabilitar la función de anotación en la configuración de Zoom para evitar que las personas escriban en todas las pantallas.

Deshabilitar chat privado: Zoom tiene chat en la reunión para todos o los participantes pueden enviarse mensajes en privado. Restrinja la capacidad de los participantes para conversar entre ellos mientras se lleva a cabo su evento y reducir las distracciones. Esto es realmente para evitar que alguien reciba mensajes no deseados durante la reunión.

Prueba la sala de espera

Una de las mejores formas de usar Zoom para eventos públicos es habilitar la función Sala de espera. Tal como suena, la sala de espera es un área de presentación virtual que impide que sus invitados se unan hasta que esté listo para ellos. Es casi como la cuerda de terciopelo afuera de un club nocturno, contigo como el gorila que vigila cuidadosamente a quién se deja entrar.

Los anfitriones de las reuniones pueden personalizar la configuración de la sala de espera para un control adicional, e incluso puede personalizar el mensaje que las personas ven cuando llegan a la sala de espera para que sepan que están en el lugar correcto. Este mensaje es realmente un gran lugar para publicar cualquier regla / directriz para su evento, como para quién está destinado.

La sala de espera es realmente una excelente manera de detectar quién está tratando de ingresar a su evento y mantener alejados a los invitados no deseados.

Sigue haciendo zoom responsablemente

¡Zoom es una excelente manera de mantenerse conectado en este momento, y esperamos que estos consejos lo ayuden a continuar organizando eventos increíbles utilizando nuestra plataforma! Si no está seguro de si un evento público de Zoom es el camino a seguir, comparta el enlace de la reunión solo con sus amigos cercanos, compañeros de trabajo y clientes. Incluso puede protegerlo con contraseña para otra capa de seguridad.

¡Y mantén las fotos de tus eventos virtuales de Zoom! ¡Compártalos con nosotros en LinkedIn, Facebook y Twitter, y nos gustarán, preferiremos o retuitearemos algunos!

Si deseas ver el articulo original en su versión del idioma inglés puedes consultarlo aquí.

¡Conoce las noticias y consejos que publicamos!

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